Бiзнес
25 Вересня 2020
1 384

Офіс майбутнього: Як бізнес може змінити свою корпоративну стратегію після “корони”

Експерти консалтингової компанії PwC впевнені: наближаються кардинальні зміни у плануванні офісів і методах роботи

Корпоративні офіси найближчим часом кардинально зміняться. Локдаун, що почався в США в середині березня з появою коронавірусу, викликав надзвичайну міграцію, оскільки співробітники по всій країні почали працювати з дому.

Люди спільними зусиллями знайшли способи продовжити роботу, коли офіси закрилися. У червневому дослідженні PwC три роботодавці з чотирьох назвали роботу з дому успішною.

Тож не дивно, що після закінчення пандемії збережеться бажання й надалі працювати віддалено в тій чи іншій формі. Крім того, це всім вигідно:

Співробітникам не доведеться витрачати багато часу на поїздки на роботу, замість цього вони стануть проводити більше часу з сім’єю.

Роботодавці зможуть наймати талановитих співробітників незалежно від їх місця проживання, підвищувати стійкість шляхом розподіленої робочої сили та скорочувати витрати, оскільки їм більше не потрібно утримувати стільки нерухомості.

Навіть довкілля зможе відпочити завдяки тому, що люди менше їздять на роботу та у відрядження, менше обігрівають і охолоджують офісні приміщення.

Опитування показало, що 73% співробітників хотіли б працювати віддалено як мінімум два дні на тиждень, навіть якщо COVID-19 більше не представлятиме небезпеки. Аналогічно, 55% керівників готові розширити можливості роботи поза офісом.

Адже всього кілька місяців тому переважала думка, що офіс — це стратегічний актив, що привертає нове покоління працівників, що живуть у міських районах, з опенспейс-дизайном і простором для ігор.

Сьогодні скептично налаштовані керівники, які вважали, що співробітники не можуть бути продуктивними поза офісом, переглянули або, принаймні, пом’якшили свої погляди та зрозуміли, що робота з дому може бути ефективною.

Тепер багато великих компаній у різних галузях готові до того, що їх співробітники надалі будуть працювати з дому хоча б частину часу.

Зараз майже всі офісні працівники працюють віддалено. Чи побачимо ми такий же рівень співпраці й продуктивності, коли одні будуть працювати в офісі, а інші вдома? Як будувати нові відносини, коли звільняються співробітники, які протягом багатьох років спілкувалися один з одним в офісі? Скільком людям знадобиться місця для особистого спілкування з колегами і як часто?

Відповіді на ці питання визначать як успіх бізнесу, так і обсяг фізичної модернізації, яку необхідно буде виконати компаніям.

Обдумуючи роль корпоративних офісів і того, як і де будуть працювати співробітники після того, як відступлять проблеми з коронавірусів — в цьому році або в майбутньому, — керівники повинні чітко визначити, за яких умов співробітникам потрібно повертатися в офіс.

Універсальних рішень немає, оскільки кожній організації потрібно знайти власний шлях, враховуючи масштаб потенційних змін. Але ці чотири кроки, які радить PwC повинні допомогти.

• Роль офісу •

Почніть з визначення мети офісу у вашій організації. Ретельно оцініть, що відбувається на вашій території та чи є якась цінність, заради якої людям потрібно приходити в офіс.

Більшість невиробничих компаній довели, що можуть ефективно працювати з дому, тому назвіть причини, за якими людям потрібно повернутися на робочі місця. Розгляньте, яку роботу люди виконують. Є шість пунктів, кожен з яких дає уявлення про фізичні та виробничі потреби у площі.

• Створення робочих продуктів: аналіз даних, дослідження, обробка замовлень і написання документів.

• Спільна діяльність: мозковий штурм, розробка планів і розв’язання проблем спільно з колегами.

• Спілкування: обмін інформацією, обговорення поточного стану справ, запит або надання зворотного зв’язку, а також робота з клієнтами.

• Коучинг: розвиток співробітників і надання зворотного зв’язку.

• Прийняття та реалізація рішень.

• Побудова спільноти або корпоративна культура, формування відносин у повсякденній взаємодії.

Хоча останні кілька місяців показали, що майже все це можна робити віртуально. У всякому разі, час від часу, в більш довгостроковій перспективі частина взаємодій все одно буде відбуватися в офісі.

• Правила роботи з дому •

Ми пропонуємо гнучку модель роботи з дому, при якій співробітники, коли COVID-19 відступить, працюватимуть в офісі кілька днів у тиждень. Однак з кожним співробітником це потрібно вирішувати індивідуально в залежності від посади.

Співробітників розділили на чотири групи — співавтори, сполучна ланка, резиденти та кочівники — а також оцінили цільовий час, який вони будуть проводити в офісі.

• Співавтори працюють у командах, але не обов’язково в офісі. Тим не менше, оскільки рутинні збори все частіше проходять віртуально, їм потрібно все менше часу в офісі.

• Сполучна ланка — це, як правило, адміністративний персонал, включаючи ІТ-розробників, фахівців з маркетингу та зв’язків з громадськістю, бухгалтерів і фахівців з персоналу. У них свої робочі місця і конференц-зали.

• Резиденти — це менеджери з продажу, інженери, кредитні оператори та дизайнери, яким для роботи потрібно спеціальне обладнання, спеціалізовані термінали або потужні офісні комп’ютери. Ця група не дуже мобільна

• Кочівники — консультанти на стороні клієнта або керівники продажів — також часто працюють поодинці, але вони можуть робити це де завгодно.

• Змінити офіс •

Офіс майбутнього — це перш за все простір для спільної роботи та побудови спільноти, хоча для деяких завдань будуть потрібні окремі робочі місця.

Щоб офіс міг служити своїй новій і більш конкретній майбутній меті — допомагати співпрацювати й будувати спільноту, — потрібна зовсім інша модернізація.

Виділених офісів і робочих місць, закріплених за конкретними людьми, стане значно менше. Замість них з’являться робочі місця, якими можуть користуватися різні співробітники в різний час. Збільшиться простір для спілкування та спільної роботи. В кімнатах для нарад можуть одночасно працювати 2-4 людини, в більших конференц-залах будуть проводитися наради для прийняття рішень, хаби дозволять працювати разом проектним групам.

Оцінивши всі свої групи співробітників, компанія краще зрозуміє, яким повинен бути фізичний офіс. Різні групи будуть використовувати офісний простір по-різному, і тому їм потрібні різні типи приміщень. Багатьом компаніям буде потрібно значний ремонт та інвестиції в системі бронювання приміщень і телефонної маршрутизації.

В результаті пандемії деякі компанії ставлять собі питання, чи слід відмовитися від одного великого офісу у великому міському центрі та перейти до віялової моделі з одним або двома офісами у місті та декількома офісами в передмістях. Це скоротить час поїздок на роботу для співробітників з передмість, забезпечить спільну роботу і підвищить безперервність діяльності.

• Оновити свої методи роботи •

Компанії, які хочуть повністю перейти на гнучку віддалену роботу, зазнають поразки, якщо не пропрацюють всі зміни принципів роботи в цій новій моделі.

Офісно-орієнтовані способи роботи визначали взаємодія працівників один з одним. Співпраця та інновації часто органічно виникали в коридорах або за чашкою кави.

Гнучкий графік роботи, який всі використовували для боротьби з пандемією, змушує переглянути ці норми. Потрібно усвідомлено виробити такі методи роботи, які допомагають знаходити осяяння, допомагати співробітникам розвивати нові навички, розширювати можливості працевлаштування.

• Визначте, коли люди повинні бути доступні, а також як вони будуть звітувати про роботу і як будуть вимірюватися ключові показники ефективності.

• Дистанційна робота вимагає певної рутини. Одним командам потрібно зустрічатися щодня, іншим — раз у тиждень.

• Інструменти й технології. У одних компаній є протоколи та надійні можливості обміну файлами, в інших — ні. Тепер ці технології повинні стати стандартними, безпечними та простими у використанні.

• Захист даних завжди був пріоритетом, але у віддаленому робочому середовищі вади безпеки особливо очевидні. Тому необхідно посилити контроль і безпеку корпоративної інформації.

Офіс і звичні нам способи роботи йдуть у небуття. Тепер виникла рідкісна можливість змінити, де і як всі будуть працювати. Воно того варто: працівники можуть отримати кращий досвід і набути навичок, які зможуть використовувати у подальшій кар’єрі.

Джерело: Strategy+business, PwC US Remote Work Survey 2020

Більше новин та актуальних матеріалів Investory News у нашому каналі в Telegram

Контекст

Ми у соцмережах

Слідкуйте за нами у Facebook або ж читайте усе найцікавіше у нашому каналі в Telegram