Тотальний електронний документообіг, перепис населення, оптимізація чисельності держслужбовців та інше
В цьому пості я коротко описую топ-50 проектів, які вела наша команда у Кабміні.
Загалом десь 50% свого часу я, як міністр Кабміну, витрачав на організаційну “текучку” — проведення засідань уряду, урядових комітетів, нарад, моніторинг завдань та багато іншого. Інші 50% часу — це були Проекти. Власне, заради них свого часу я і пішов у Кабмін.
Нижче — перелік цих проектів. Деякі з них завершено, деякі — у процесі. Майже всі вони мали б запуститися цього року (на довше я намагався не планувати).
Нумерація проектів не свідчить про їхню важливість.
1. Впровадження тотального електронного документообігу.
Зараз у Кабміні працює понад двох десятків розрізнених систем документообігу, але все одно всі потопають у папірцях. До кінця року ми планували впровадити “тотальний” документообіг, позбувшись при цьому геть усіх папірців (за винятком таємних).
Софт ми передали за 1 грн на баланс держави. За іронією, ми завершили тестове впровадження і розпочали масове навчання співробітників рівно в той самий день, коли стало відомо про відставку.
2. Зарплати міністрів та заступників.
Минулого місяця ми впровадили нову систему оплати на політичних посадах. Ми прибрали зоопарк премій та надбавок, залишили лише один тип премії, прив’язаний до KPI. Обмежили згори оклад та премії, прив’язавши їх через коефіцієнт до середньої зарплати в Україні. Таким чином, зарплата міністрів зростатиме (чи падатиме) разом з доходами населення. Більш складну реформу зарплат та кількості ієрархій по всій вертикалі Кабміну ми разом з НАДС планували на травень.
3. Оптимізація чисельності співробітників РДА.
Дуже болісний проект, внаслідок якого ми скоротили ~18500 посад у районних державних адміністраціях. Дуже шкода людей, але держава просто не може дозволити собі мати такий штат держслужбовців.
4. Оптимізація чисельності співробітників Держстату.
Такий саме болісний проект. З огляду на те, що майже усі звіти Держстату подаються в електронній формі, регіональні офіси виявились надлишковими.
5. Скорочення кількості звітів Держстату.
Ми провели аудит того, які звіти подає бізнес до Держстату, та дійшли висновку, що майже 40% можна прибрати зарахунок використання інших даних, які і так є у держави. Це досить складний проект, бо по кожному звіту іде окрема організаційна та математична робота. Сподіваюсь, що протягом 2-3 місяців всі надлишкові звіти будуть скасовані. Деякі вже скасували.
6. Оцінка чисельності населення України.
Оцінка, яку ми зробили трьома різними методами. Дуже складний для мене проект. Не лише тому, що ми витратили на нього багато часу, але й тому, що навколо нього розгорівся несподіваний для мене міні-скандал. Хочу звернути увагу, що нашу методологію не критикували навіть соціологи, з якими в мене тривала дискусія щодо доцільності проведення дорогого перепису населення.
7. Новий регламент Кабміну.
Минулого тижня ми прийняли новий регламент Кабміну — процедуру, за якою Кабмін приймає нормативно-правові акти. Має набрати чинності з липня. Дуже важлива реформа, яка має призвести до того, що рішення Кабміну будуть більш якісними та інклюзивними (з більшим залученням заінтересованих сторін). Проект робили разом з Христиною Файчак, Романом Кобцем та іншими.
8. Впровадження електронного погодження нормативно-правових актів.
Це підпроект проекту “тотального документообігу”, але я його виокремлюю, бо вважаю його дуже важливим. Завжди затвердження актів Кабміну (законопроектів, постанов тощо) було на папері. Це призводило до того, що процес був не тільки не ефективним, але непрозорим і іноді корумпованим. Акти могли застрягати на тижні та місяці, іноді не випадково. Ми майже завершили провадження всього бізнес-процесу в електронній формі (ви навіть не уявляєте, наскільки він складний), мали його запустити протягом березня. В ідеалі я хотів би завдяки цьому публікувати інформацію про статус кожного з актів онлайн на сайті Кабміну — дуже важлива інформація для громадянського суспільства.
9. Дашборд та моніторинг KPI міністерств.
Складний проект, яки мали впровадити до кінця цього року — навчитися міряти ефективність міністерств за конкретними індикаторами та виводити їх на публічний дашборд.
10. KPI та рейтингування ОДА
Збалансовані рейтинги — чудовий управлінський інструмент для керування регіональними підрозділами. Чудово працює у бізнесі, так само має працювати і у державних органах. Перший рейтинг маємо опублікувати у березні.
11. Реорганізація у міністерствах
В рамках реформи держслужби ми розпочали реорганізацію міністерств шляхом створення підрозділів, які формують політики. Мета — відокремлення формування політики від її реалізації, створення спеціальних підрозділів (т. зв. директоратів) навколо цілей уряду, а також пласка структура.
12. Електронна система контролю виконання завдань
Цей проект я запланував на друге півріччя — створення єдиної системи моніторингу завдань по всій виконавчій владі. Зараз для моніторингу використовується зоопарк систем (хоча найбільш популярні все одно таблички ексель). Треба звести їх у єдину систему та автоматизувати контроль та ескалації.
13. Централізація кадрових служб.
Зараз у кожному органі влади існує окрема кадрова служба. Наша мета на цей рік полягала у тому, щоб оцифрувати всі кадрові бізнес-процеси (зараз тут усюди папірці), а потім завдяки цьому звести все у єдину організацію. Це б призвело до колосального підвищення ефективності. Пілот мав бути запущений вже цього місяця.
14. Централізація бухгалтерії.
Те ж саме, що з кадровою службою. Необхідно замінити зоопарк бухгалтерських систем на єдину, а також спробувати централізувати.
15. Централізація вхідної та вихідної кореспонденції
Органи влади одержують та відправляють сотні тисяч листів. Оцифровка та централізація цього процесу призвела б не тільки до економії, але й до більш якісного сервісу для громадян та зменшення навантаження на державних службовців, які до 20% свого робочого часу витрачають на листування.
16. Єдиний кол-центр.
На цей проект мені вдалося вмовити піти з бізнесу мою екс-колегу Юлю Гусєву, одного з найкращих спеціалістів у побудові кол-центрів. Лише у Кабміні працює понад 50 кол-центрів, які ми мали цього року об’єднати та вивести їхній рівень на принципово новий рівень.
17. Впровадження спілкування з держорганами через месенжери.
Месенджери — це дешевше та зручніше, ніж кол-центр і тим більше листування. Ми запустили чат для додатка “Дія” та ще кількох міністерств, а до кінця року мали запустити його для всіх. Мета — зробити спілкування з службою підтримки таким саме зручним, як у монобанку.
18. Боротьба з тіньовим алкоголем.
На базі секретаріату КМУ проводилась координація різних відомств по боротьбі з тіньовими ринками, зокрема з тіньовим ринком алкоголю. Я нещодавно публікував графік з красивим стрибком від акцизного податку за лікеро-горілчані вироби.
19. Електронна акцизна марка.
Разом з колегами з інших міністерств ми працювали над впровадженням електронної системи, яка дозволить відстежувати реалізацію алкоголю. Замість довгого та коштовного впровадження окремої системи ми знайшли елегантне рішення, як запустити все швидко та майже безкоштовно. У травні мав розпочатись пілот.
20. Боротьба з підробленими ліками. Схема з Гонконгом.
Запуск електронної системи з метою очищення ринку від підробок. Тут ми виявили, що електронна система була створена гравцями ринку ще минулого року, але через дивну “схему с Гонконгом” (писав раніше) проект не запускався. Зараз терміново робимо аудит софту та запускаємо пілот.
21. Інтеграція реєстрів землі, речових прав та податкової.
Ми почали проект з інтеграції трьох складних систем — реєстру землі, реєстру речових прав та даних податкової. Мета — автоматизувати та, відповідно, значно збільшити ефективність процесу збору податків на землю. Ідеальна картинка: громадянин отримує податковий інвойс та сплачує його у пару кліків (власне, стосується не лише податку на землю, а й інших).
22. Ортофотозйомка — створення нової карти України.
За дорученням прем’єра ми разом з колегами з Геокадастру, Держспецзв’язком та іншими органами працювали над проектом по фотозйомці території України у високій якості (30 см). Дуже складний проект з огляду на кількість режимних об’єктів (взаємодія з силовиками) та багатьма іншими особливостями.
23. Скорочення бюрократії для громадян у Пенсійному фонді.
Разом з колегами з ПФУ ми запустили дослідження та виявили, що майже всіх довідок (під мільйон на місяць), які громадяни замовляють у Пенсійному фонді, можна позбутись — шляхом електронної взаємодії (яка часто вже була, але чомусь нею не користувались) та зміни до деяких нормативних актів. Думаю, вже цього року змогли б скоротити на 80%.
24. Електронні лікарняні.
Ми знайшли спосіб, як запустити цей “вічний” проект досить швидко — на базі того ж Пенсійного фонду. Мета — більше зручності для громадян, бізнесу та лікарів, а також менше підроблених лікарняних, які зараз можна купити в Інтернеті за 200 грн.
25. Оптимізація нерухомості міністерств.
Ми провели аналіз та виявили купу неефективності у нерухомості, яку використовують міністерства. Одним з показових проектів мав стати великий переїзд та приватизація цілого кварталу занедбаних будівель у центрі Києва.
26. Спрощення кадрової бухгалтерії.
У березні мало відбутись кардинальне спрощення особистої картки держслужбовця, скасування древніх журналів обліку робочого часу та деякі інші спрощення.
27. Спрощення процедур для іноземців — більше туризму та інвестицій.
Ми мали прибрати дурну процедуру, на яку завжди скаржились іноземці з країн зі спрощеним візовим режимом. Зараз, щоб лишитись більше, ніж на 90 днів, вони мають окремо виїжджати закордон. Також ми маємо бюрократично спростити отримання посвідки на тимчасове перебування.
28. Спрощення процедур для українців на окупованих територіях.
Разом з Офісом Президента на базі урядового кол-центру ми мали запустити спрощення деяких адмінпроцедур для українців, що лишились на окупованих територіях.
29. Електронні нотаріальні довіреності.
Разом з Мін’юстом підготували концепт та правку у закон, яка дозволить швидко та безкоштовно запустити електронні довіреності нотаріусів. Це і зручніше (їх можна буде передавати не поштою, а просто емейлом чи мессенжером), і безпечніше (бо цифровий документ важче підробити, ніж нотаріальний бланк).
30. Запуск лінії 112.
Надзвичайно складний, але дуже важливий проект зі створення єдиної лінії 112, яка має об’єднувати 101, 102, 103 та 104 в рамках єдиної платформи та єдиного бізнес-процесу. Разом з МВС та МОЗ.
31. Запуск гарячої лінії з протидії домашньому насиллю
Важливий соціальний проект, що було запущено за сприянням Олени Зеленської. Завдяки єдиній платформі запустили його дуже швидко та без значних додаткових витрат. Разом з Мінсоц.
32. Скорочення звітності для ОДА.
Чи не більшу частину свого часу співробітники Обладміністрацій та КМДА витрачають на різноманітну звітність (біля 4000 типів звітів!). Ми провели аудит та виявили, що 80% цих звітів не потрібні. Цього місяця маємо скасувати.
33. Збільшення доступності посольств та візових центрів.
Також був на виході проект — створення єдиного бек-офісу, який мав розвантажити наших співробітників візових центрів та консулів закордоном. За рахунок цього ми мали б підвищити якість та зменшити черги для українців закордоном.
34. Новий закон про Кабмін.
Цього року ми працювали над новим законом про КМУ, який мав би зробити нашу роботу більш ефективною.
35. Централізація закупівель та поліграф.
Разом з МЕРТ ми запустили пілот з централізації закупівель (почали з палива, канцтоварів та деяких інших позицій). Закупівлі будуть робитись професіоналами на базі Prozorro, мають призвести до зменшення видатків та меншої корупції.
36. Скорочення корупції при операціях з землею не сільгосподарського призначення.
На відміну від сільгосп земель, ринок землі не сільгосподарського призначення в нас давно є, але він працює дуже погано. Бо тут суцільна корупція та бюрократичне пекло. В нас є ряд ініціатив, як зробити його більш ефективним.
37. Переведення публікації законів та актів в електронну форму.
Ще один закон, який застряг у пробці в Раді. Маємо зробити так, щоб акти набирали чинність після публікації в Інтернеті, а не паперовими газетами (Урядовий кур’єр та Голос України). До речі, накладання електронної печатки на тексти актів на сайті Кабміну ми розпочали минулого тижня (щоб тексти не можна було замінити заднім числом).
38. Закон про персональні дані.
Ще один закон у пробці. Має зробити роботу з персональними даними українців більш прозорою та логічною та привести у відповідність з Європейським законодавством. Приємним бонусом буде позбавлення всюдисущої заяви на згоду на обробку персональних даних, яка нікого не захищає, але збільшує бюрократію.
39. Трудова книжка стане необов’язковою.
Позбуваємось радянської спадщини — трудові книжки не будуть обов’язковими. Бо з 2001 року і так у держави всі дані про стаж є в електронній формі. Спрощення для громадян (ви коли-небудь губили трудову книжку?), і для бізнесу (штрафи від Держпраці за неправильне зберігання книжок у сейфах).
40. Приєднання до електромереж (рейтинг Doing Business).
В Україні є проблема, яка серйозно стримує розвиток бізнесу — приєднання до електромереж монополістів. Часто це вкрай довгий та корумпований процес. Ми розпочали з Міненерго та Геокадастром проект, який би зробив це приєднання більш ефективним та дозволив би різко піднятися Україні у рейтингу Doing Business.
41. Скасування книги обліку для ФОПів.
Зроблено відповідну правку у законі, який прийнято у першому читанні. Знову ж таки, чекаємо, коли мине пробка у Раді.
42. Спрощення для бізнесу — чеки пос-терміналів.
На наше прохання Податкова дала офіційне роз’яснення, що підприємцям не треба підклеювати та зберігати чеки пос-терміналів. Окрім цього, в нас є плани, як взагалі скоротити друк цих безкінечних чеків.
43. Позбутися зарплатного рабства.
Шляхом спрощення для бухгалтерів роботи з зарплатною відомістю ми сподіваємось позбутись т. зв. зарплатного рабства — коли людина не може вільно обирати банк, через який отримує зарплату. Разом з мінфіном та НБУ.
44. Сервіс check.gov.ua.
Завдяки цьому сервісу державні органи більше не повинні вимагати паперові квитанції про сплату. Поки що до сервісу приєдналися лише три банки (ПриватБанк, монобанк та А-Банк). Якщо державний орган таки змушує надавати квитанцію (а тим більше платити через місцевий банк з величезною комісією) — подавайте сигнал на гарячу лінію 1545.
45. Спрощення для бізнесу спілкування з військкоматами.
Зараз компанії витрачають дуже багато ресурсів на листування з військкоматами (звісно, у паперовій формі). Ми мали цього року запустити елегантне рішення, яке це спростить та оцифрує.
46. Боротьба з рейдерством — iGov, Двофакторна авторизація, Opendatabot.
Звісно, головна заслуга у боротьбі з рейдерством — за командою Мін’юсту. Але ми свій внесок також зробили. Зокрема запустили подачу скарг через iGov (дуже важливо, щоб власність поверталась за рішенням антирейдерської комісії моментально, а не тижнями, як раніше), запустили двофакторну авторизацію для реєстраторів (захист від хакерів), зробили апдейти сервісів на кшталт Opendatabot майже без затримки, щоб жертви могли оперативно отримувати інформацію.
47. БТІ — взаємодія з нотаріусами та взагалі оцифровка
В Україні досі багато інформації про володіння нерухомості зберігається у паперовій формі (у БТІ). Це призводить і до шахрайства, і до зайвої бюрократії. Ми як мінімум маємо перевести в електронну форму взаємодію нотаріусів з БТІ (свого часу ми це зробили у Дніпрі на iGov, також це вже працює у Києві). Як максимум — оцифрувати ці реєстри.
48. Скоромовки з номером ліцензії у кінці радіороликів.
Дрібниця, але приємно. Прибрали скоромовки з зачитуванням номеру ліцензії у кінці радіореклами, які всіх дратували.
49. Перезапустили Урядовий кол-центр.
Шляхом впровадження правильних технологій та принципів з бізнесу (зокрема, система мотивації операторів) підвищили service level та зменшили кількість запитів, які йшли на інших державних службовців.
50. Заборонили виплати зарплат та відрядних службовцям готівкою.
Готівка — це непрозоро і неефективно. Лише на банківські комісії через готівку органи виконавчої влади витрачали близько 60 млн грн на рік.
Я хочу подякувати всій нашій команді та всім колегам з інших міністерств та інших органів влади за спільну роботу над цими крутими проектами.
Більше новин та актуальних матеріалів Investory News у нашому каналі в Telegram
Ми у соцмережах