Думки
10 Серпня 2020
1 387

Брюс Екфельдт: “Захищайте” свій графік

Бізнес-тренер, засновник і CEO Eckfeldt & Associates — про те, як все встигати робити, коли у вас мільйон термінових справ

Глави компаній часто скаржаться, що зайняті так сильно, що іноді не можуть “знайти час” на справи, які вони самі вважають пріоритетними. На доказ цього вони показують свої календарі, переповнені призначеними зустрічами й дзвінками. Але управлінський талант проявляється якраз в тому, щоб не “знаходити час”, а контролювати його і правильно розставляти пріоритети. Для цього потрібно скласти такий план, який не дозволить іншим дрібницям відвертати увагу від головного. Ось як це зробити.

Я рекомендую своїм клієнтам, серед яких топменеджери та засновники великих компаній, підхід, який я називаю “захищений план”. Суть його в тому, що він захищений від зовнішніх перешкод і не дозволяє відриватися від головного, наприклад від стратегічного планування, на “термінові” дрібниці.

В основі методу лежить розбивка дня або тижня на блоки часу в залежності від ваших пріоритетів і того, о котрій годині або дні у вас оптимальна продуктивність. В результаті ми отримуємо періоди “потокової” роботи, які чергуються з перервами.

1. Складіть список справ

Для початку складіть список всіх своїх проектів і обов’язків. Потім прикиньте, скільки годин на тиждень вам буде потрібно на їх рішення. Вкажіть, де потрібно один великий відрізок часу, а де — можна витрачати потроху кожен день. Якщо ви користуєтеся календарем, перегляньте плани на попередні тижні й переконайтеся, що врахували всі намічені раніше справи.

В результаті повинен вийти тижневий список справ із зазначенням часу на їх виконання та періодичності вашої роботи. Якщо робоче навантаження перевищило 30-35 годин, перш за все потрібно знизити її до розумних меж. Для цього розставте пріоритети або делегуйте частину своїх обов’язків.

2. Визначте найпродуктивніший час

Більшість людей помилково вважає, що годинник протягом дня нічим не відрізняються один від одного. Але це не так. З точки зору концентрації та якості роботи, ранок, день і вечір дуже сильно відрізняються. Тому потрібно зрозуміти, перш ніж планувати розклад, коли та над якими завданнями ви будете працювати продуктивніше.

Якщо ви “жайворонок”, кращим часом для роботи можуть виявитися перші години після підйому або сніданку. “Совам” може бути зручніше працювати після обіду, коли є можливість зосередитися на великому завданні та проявити свою креативність.

Щоб визначити свій піковий час, заведіть щоденник. Протягом декількох днів відзначайте ті години, коли ви відчуваєте максимальну концентрацію і працездатність.

3. Розподіліть тимчасові блоки

Після того як ви визначили список пріоритетних завдань і свій продуктивний годинник, можна приступити до планування тижня. Почніть з великих блоків часу, необхідних для зосередженої безперервної роботи. Такі блоки можуть бути щоденними, або їх може бути всього два або три на тиждень. На початку краще, якщо їх буде занадто багато, ніж занадто мало.

Як тільки найбільші блоки розподілені, почніть додавати середні й маленькі. Переконайтеся, що запланували час на виконання стандартних робочих процедур (ділове листування, наради, перегляд звітів тощо). Я зазвичай раджу виділяти 6-7 годин у день і включати в план один-два “резервних” блоки для непередбачених завдань.

4. “Захищайте” свій графік

Після того як ви склали свій ідеальний графік, важливо його дотримуватися незважаючи ні на що. Коли хтось хоче з вами зустрітися, запропонуйте час, який виділено у вас саме для зустрічей. Якщо забули запланувати подібну активність, використовуйте один із резервних блоків.

Головне — ні в якому разі не рухайте інші блоки. Це ключове правило. Нехай інші пристосовуються до вашого графіку.

5. Будьте гнучким, але стійким

Іноді поступатися все ж таки доведеться, наприклад для зустрічей з начальством або важливими клієнтами. Якщо ви змушені підлаштуватися під чужий розклад, ні в якому разі не викреслює свої заплановані на цей час блоки. Намагайтеся зробити все можливе, щоб порядок їх розташування у вашому графіку залишився максимально близьким до того, як ви його запланували. Можливо, для цього доведеться перемістити блоки на інший день і перепризначити інші зустрічі.

Якщо часу катастрофічно не вистачає, можна викинути якийсь блок. Але тільки той, який пов’язаний з найменш важливим для вас завданням. Не варто просто видаляти блок, який “конфліктує” зі справами, що раптово утворилися. Спробуйте перебудувати плани так, щоб оптимізувати свій графік.

Спочатку використовувати цю стратегію може бути непросто. Буде потрібно час, щоб визначити найважливіші завдання, оптимальні розміри блоків і годинник максимальної концентрації протягом дня. Але як тільки це вдасться, ви станете не тільки встигати більше, але й витрачати час на дійсно важливі завдання, щоб досягати своїх головних цілей.

Більше новин та актуальних матеріалів Investory News у нашому каналі в Telegram

Контекст

Ми у соцмережах

Слідкуйте за нами у Facebook або ж читайте усе найцікавіше у нашому каналі в Telegram