Бiзнес
31 Березня 2020
1 312

КарантIN: Як залишатися в тонусі та управляти дистанційно бізнесом

Тимчасова домашня ізоляція через пандемію коронавірусу — не час для відпочинку

У всього світу зараз карантин і самоізоляція. Дистанційна робота сьогодні стала не просто трендом, а й життєвою необхідністю, оскільки бізнес має продовжувати працювати, не втрачаючи темпів і орієнтирів.

Investory News дізнавалися у підприємців, як вони організовують своє життя, щоб залишатися ефективним і управляти величезним бізнесом з дому.

Тетяна Абрамова, засновниця та СЕО компанії RITO

На жаль, правила диктують “згори”, значить так тому і бути. Тому, як кажуть, якщо не можеш змінити обставини, тоді зміни ставлення до них.

Я саме так і зробила і зрозуміла, що цей час дано особисто для кожної людини.  Як би це гучно не звучало, ми дійсно зупинилися і на якісь речі подивилися з висоти карантину. Можливо, є речі, на які варто подивитися по-іншому з розсудливим поглядом, деякі моменти взагалі потрібно тимчасово зупинити.

Я маю вже дорослу дитину, тож, у мене немає потреби проводити з ним час. Хоча гадаю, що для багатьох батьків, у яких діти — школярі, така можливість побути удвох і приділити час один одному, зробити спільно шкільні завдання під час дистанційного навчання, приготувати щось нове або смачне своєї сім’ї — необхідна для єднання сім’ї.

У мене все організовано: я встаю, як і раніше, коли збиралася на роботу, о 5:20, роблю зарядку. Нарешті у мене з’явилася можливість дістатися до своїх книжкових полиць. Довгий час я колекціонувала книги та була постійно у пошуках вільного часу, щоб нарешті прочитати їх. І ось з’явилась така нагода. Зараз я вдосконалюю свою англійську.

Що стосується бізнесу. Малий і середній бізнес зараз в дуже складній ситуації. Я сподіваюся, що влада зможе допомогти втриматися на своїх позиціях і не збанкрутувати, підтримати хоча б тим, щоб анулювати податки та обов’язкові платежі на період карантину, оскільки пандемія сильно “відкине” економіку назад, зокрема й малий та середній бізнес.

Але ми сповнені оптимізму — це те, що допомагає триматися на плаву. Якщо людині даються випробування, то і даються сили на подолання їх. Не першу кризу долаємо: закотимо рукава й будемо працювати після закінчення карантину.

Михайло Рітчер, керуючий активами, експерт у сфері міжнародних фінансових ринків, керуючий партнер групи компаній MRP

У нас міжнародна фінансова компанія, співробітники працюють з різних країн і континентів, тому до карантину ми підготувалися ще у 2012 році. У той час ми почали активно наймати людей в Business Development Department в кожній окремій країні, де ми присутні (Україна, Росія, Казахстан, країни Прибалтики, Велика Британія та ін.).

Це дало нам відразу кілька плюсів: співробітники обізнані зі специфікою свого регіону, знали особливості роботи у своїй країні та їх ефективність була максимальна. Більш того, ми налагодили так процеси, що зараз кожен новий співробітник проходить віддалене навчання, складає іспит і, в разі успішної здачі, приступає до роботи.

Усередині компанії використовуємо хмарні рішення для CRM, ERM, IP-телефонії та нарад. Найбільш ефективна зв’язка WorkSection + AmoCRM + Binotel + Zoom + DocuSign + Telegram, яка дозволяє вирішувати основні завдання бізнесу. Також, у нас є свої внутрішні технології для захисту інформації, корпоративного документообігу, фінансового та операційного контролю.

Що це дало особисто мені? Можливість контролю за роботою компанії віддалено в онлайн-режимі. Щоранку я переглядаю Dashboard за ключовими показниками компанії, проводимо нараду з партнерами та керівниками напрямків. Далі зустрічі та телефонні розмови з клієнтами.

До карантину було багато оффлайн зустрічей, після карантину всі зрозуміли, що набагато вигідніше розв’язувати питання за пару хвилин онлайн по Skype або Zoom, що заощадило і час, і гроші, та й жити в машині або літаку — так собі задоволення.

Ефективність кожного співробітника в нашій компанії, зокрема і моя — це цифра KPI на Dashboard, яку всі бачать в онлайні. Кожен точно бачить, що він повинен зробити, що він хоче зробити та в які терміни.

Є рутинні завдання, які потрібно виконати щодня, а є свої “забаганки” які виконуються вже після всіх рутинних завдань. Як показує практика, деякі з цих “хотілок” мають право на життя, і ми їх розвиваємо в рамках основної компанії. Це сильно мотивує кожного співробітника розвиватися і керувати своїм проектом.

Думаю, що найближчим часом більшість бізнесів перейдуть на віддалену роботу і тільки промислові підприємства та заводи будуть працювати “за місцем”.

Марина Авдєєва, керуючий акціонер СК “Арсенал Страхування”

Почнемо з того, що віддалена робота — це не канікули. Це великий виклик для людини й вона вимагає максимальної самоорганізації.

Щоранку потрібно прокидатися ще раніше, приділяти більше часу на фізичну активність.

Бізнесмену необхідно максимально зануритися в операційний бізнес і контролювати всі операційні процеси. Це вдвічі, й навіть втричі складніше, ніж у звичайному житті.

Обов’язково, контролювати своїх співробітників. Кращих своїх людей, що впливають на позитивний результат бізнесу, навпаки мотивувати — їм теж зараз складніше в рази.

Бути на зв’язку 24/7, адже дистанційно межі між робочим днем ​​і неробочим часом стираються.

Шукати нові технології для ефективної роботи віддалено. Наприклад, оцифрувати підписання та погодження договорів, автоматизувати оплати й доставку. Впевнена, що після кризи в офлайн вже не повернуться: більшість будуть в онлайні.

Загалом, займіться тим, на що “вчора” у Вас не було часу. Як не зійти з розуму, рецепт класичний — книги, спорт, онлайн-концерти, ігри з дітьми.

Вивчайте мови. Уже зараз плануйте своє життя після кризи: куди поїдете в подорож, з ким в першу чергу зустрінетеся, яке плаття надягнете. Прості речі, але такі приємні. Думайте про них. Адже криза мине і знову почнеться світанок.

Потрібно вийти з нього не тільки не втративши свій бізнес, а й залишившись Людиною. Лояльність та емоції запам’ятовуються на все життя.

Дмитро Богодухов, засновник групи фінансових компаній CardService

З моменту заснування нашого бізнесу понад п’ять років тому ключовим завданням було побудувати всю його інфраструктуру так, щоб ефективне управління можна було здійснювати максимально автономно, без моєї безпосередньої щоденної присутності. Хотілося створити саме масштабований бізнес, а не самозайнятість.

Для цього ми використовували базові, досить прості, але водночас ефективні ІТ-інструменти: хмарний сервіс Microsoft OneDrive для зберігання даних і документів, сервер в захищеному дата-центрі з ERP-системою на базі 1С. Як платформу для корпоративних комунікацій ми використовуємо Slack, для зовнішніх — IP-телефонію.

Крім цього, для управління проектами зараз активніше почали використовувати Trello, оскільки виводимо на ринок ряд нових продуктів. Для роботи завжди використовували тільки ноутбуки — це значно спрощує організацію дистанційної роботи колективу при необхідності.

Сьогоднішня ситуація з точки зору того, як управляти бізнесом дистанційно, для нас анітрохи не стала стресовою — вся наша інфраструктура спочатку налагоджена, я постійно на зв’язку з колегами і можу відстежувати всі процеси та показники роботи в режимі реального часу.

Звичайно, в нашому випадку великим плюсом є специфіка самого бізнесу, одним з основних напрямків якого є онлайн-кредитування в інтернет-магазинах. Значна однотипність задач і процесів дозволяє нам не втрачати ефективність у форматі дистанційної роботи досить тривалий час.

Але в будь-якому випадку, незалежно від того, в якій сфері ви працюєте, ви повинні як мінімум забезпечити можливість віддаленої роботи з даними і документами, оперативне відстеження процесів та показників, а також зручну онлайн комунікацію в колективі та з клієнтами.

Інна Соловйова, генеральний директор Integrity Vision


Будь-яка криза — це можливості. Можливості для компанії, для співробітників, для кожного. Можна на це дивитися як на перевірку на міцність. Для мене зараз це реально вихід із зони комфорту, тому що є звички та є реальність, яка потребує інший стиль роботи. У будь-якому випадку, яким чином не складалася б ситуація, важливо давати їй розвиватися своїм шляхом і розвиватися в ній самим.

Ми так само як і раніше вранці прокидаємося і складаємо плани на день. Ми працюємо як і раніше, тільки зараз перелаштовуємося на інший стиль роботи та для цього просто потрібен певний час.

Так само займаємося спортом, так, тільки зараз без спортзалу та тренера, але головне ж — бажання це робити. Якщо є бажання — тоді все можливо. Ми купуємо продукти і товари так само як і раніше, багато зараз через інтернет, але можливість є.

Ми спілкуємося з близькими і зараз навіть значно більше, ніж раніше. Бракує особистої взаємодії, але й тут є можливість через онлайн-ресурси все організувати та спілкуватися. Важливо в душі й в серці залишатися вдячними Всесвіту за ці можливості, за все те, що у тебе є і за те яким це є.

Мій особистий графік не значно змінився, в ньому тільки стало більше деталей та відповідальності. Як і раніше, вранці заняття йогою, щоденна планка і холодний душ. Все це дає тілу певний заряд, енергію, налаштовує на правильну хвилю.

Далі зазвичай збирала сина в школу, зараз просто готую сніданок і далі у нього дистанційні уроки в школі, а у мене робота.

В ІТ-сфері усі досить швидко переналаштувалися на віддалений графік роботи. У компанії ми всіх співробітників перевели на віддалену комунікацію — усі наради і обговорення робочих питань відбуваються дистанційно. Дуже вдячна, що сучасні технології дозволяють так зручно перевести роботу в такий формат.

Практично все виходить вирішити в цьому режимі. Керівники підрозділів ведуть контроль роботи за своїми напрямками, далі ведемо комунікацію на рівні керівництва і ТОП-менеджерів.

Напевно, найскладніше було домовлятися з дітьми, причому так у всіх, з ким спілкувалася з приводу переналаштування на новий робочий формат. Ти вдома працюєш, а синові в радість і поспілкуватися, і пограти. Тут довелося проводити бесіду про те, що мама вдома, але робота є робота і вона не скасована.

В інтернеті промайнуло щодо цього багато роликів і фотографій — посміялася від душі. З іншого боку з’явилася можливість більше уваги приділити дітям: покращити дисципліну, проводити разом домашні тренування та багато іншого. Головне у кожній незручності знайти нові можливості й плюси.

По суті, не так вже сильно щось змінилося. Змінилися зовнішні умови і ми їх можемо приймати чи не приймати. Мені здається, що головне — це не піддаватися страху, вірити в себе, не втрачати своє обличчя і найулюбленіше — просто брати і робити все спокійно і з любов’ю.

Павло Гринишин, засновник компанії Grinishyn та бізнес-школи Grinishyn Beauty School

Як показує практика, немає нічого неможливого. Усією командою Grinishyn повністю “переїхали” в соціальні мережі. Саме тут, за допомогою спеціально створених груп, ми створили комунікацію. А також все, чим ми займаємося, а це курси, навчання, консультації, перевели в онлайн-режим. З цим проблем не було — ми та наші клієнти виявилися готові до цього.

Складність виявилася в іншому: потрібно було навчитися адаптуватися працювати вдома, де є місце дітям і домашнім тваринам. Тому тепер у нас в родині є чіткий графік, за яким ми слідуємо.

Ранок у мене починається з кота. Саме він голодний раніше за всіх. Тому підйом о 6:30. Приділивши час коту, саме час побалувати себе чашкою кави в тиші. Тиша в цей момент — головний ключ до успіху дня.

9:00 — загальний підйом, зарядка, водні ритуали, сніданок. На 10:00 я на робочому місці зі своєю командою. В обід граю з дитиною, обід і тиха година. А тиха година — це чудовий час попрацювати, провести вебінар, консультації. Після тихої години, час приділяється дитині й коту. З 19:00 і до 20:00 — переговори, консультація або вебінар. Після 20:00 — тільки сім’я.

Такий мій щоденний графік. І так завжди. Бо добре спланований день — запорука продуктивної роботи. Тому раджу планувати, розставивши пріоритети.

Що має вписуватися в ваш регламент дня?

1. Діти й домашні тварини. Якщо з першими домовитися абияк вдається, то другі через брак уваги беруть на себе нахабство нявкати під час твого вебінару (з гіркого досвіду!).

2. Займайтеся спортом та їжте помірно й різноманітно. Це важливо для того, щоб добре себе почувати й підтримувати імунітет.

3. Залишайте час для себе, щоб подумати, або на “політ на місяць” (мріяти, генерувати ідеї). Пропишіть у свій тайм-менеджмент цей пункт.

Звичайно ж, у кожної людини все індивідуально. Прислухайтеся до себе і зрозумійте, що для вас важливо. Можливо, ви інтроверт, як я, з яким спілкування життєво необхідно. Значить обов’язково потрібно дати собі час на розмови з друзями, рідними, колегами і клієнтами.

А поки, дорогі друзі, всім вам удачі і міцного здоров’я!

Більше новин та актуальних матеріалів Investory News у нашому каналі в Telegram

Контекст

Ми у соцмережах

Слідкуйте за нами у Facebook або ж читайте усе найцікавіше у нашому каналі в Telegram