Любов Цимбал: Як вивести бізнес на новий рівень?

Засновник і керівник консалтингової компанії “Група Фінансових Рішень” – про те, що таке оптимізація бізнесу та коли її варто проводити

Світ не стоїть на місці. Змінюються законодавство, умови розвитку бізнесу, з’являються нові технології, змінюється і сама бізнес-модель компанії. Як правило, ініціаторами змін в бізнесі стають самі власники, при чому, з різних причин: хтось планує вихід на нові ринки, хто шукає інвестора/покупця, хтось хоче змінити фокус розвитку, тощо.

У таких випадках ми дуже часто чуємо про оптимізацію бізнесу (ще кажуть трансформація) або необхідность вивести бізнес на новий рівень розвитку, відсікти все неефективне, що гальмує його розвиток. Що ж таке оптимізація і як до неї підготуватися?

Для когось оптимізація – це життєво важливий процес діяльності. У інших це слово асоціюється з чимось небезпечним, адже доведеться щось/когось скорочувати. І часто приймається рішення (при чому не власників, а топ-менеджменту) залишити як є. Ось тут і виникає запитання: якщо не розлучатися з неефективними, дублюючими функціями, тими, які не додають цінності компанії, а, навпаки, затягують процеси, зривають терміни виконання, відображаються на якості роботи, то кому добре від такої діяльності?

•••

Мінімальне зниження витрат при впровадженні проекту оптимізації бізнес-процесів становить 10%, максимальне – до 50%

•••

У таких випадках я апелюю до цифр, так як саме вони відіграють вирішальну роль в доказах на користь змін в компанії. Мінімальне зниження витрат при впровадженні проекту оптимізації бізнес-процесів становить 10%, максимальне – до 50%. Але це не основна перевага. Тільки уявіть: у середньому від 25% часу звільняється від виконання рутинних операційних активностей і перенаправляється на планування, аналіз і пошук додаткових можливостей для розвитку і поліпшень, що і є основною перевагою в розвитку компанії.

Отже, рішення прийнято. Що далі?

По-перше, потрібно відповісти собі на найголовніше питання: навіщо вам це потрібно? Які зміни в зовнішньому середовищі змушують вас проводити внутрішні зміни в компанії? Якщо тиску із зовні немає, то і ваша мотивація на внутрішні зміни дуже швидко себе вичерпає і в вашому активі буде ще один нереалізований проект.

По-друге, важливо розуміти кінцеву мету – що ви очікуєте отримати від проведення перегляду бізнес-процесів. Тому раджу підготувати карту робіт по оптимізації процесу і розписати його до найменших нюансів. Проводячи цей аналіз, ви здивуєтеся, скільки процесів (тих, що раніше здавалися різними) пов’язані між собою. Часто зустрічаються дублюючі функції, є “тупикові” – на зразок процес є, але сенс його не зрозумілий, і він не несе ніякого результату або взагалі не потрібен. Змінити внутрішні взаємозв’язки в компанії можна як повністю, так і одного конкретного департаменту або одного конкретного процесу.

По-третє, потрібно визначити, які бізнес-процеси в вашому бізнесі є основними, які допоміжними (сервісні функції). Дуже часто під час проведення діагностики методом інтерв’ювання співробітників виявляється, що основний акцент вони роблять саме на допоміжні в бізнесі функції. А це значить, що відбувається зміщення акценту з розвитку ринку, продукту, розширення клієнтської бази, поліпшення сервісу для клієнта на обслуговування вимог бухгалтерії. А сервісні функції (фінанси, кадровий облік, ІТ та юридична підтримка) в нинішньому технологічному світі не повинні відволікати увагу ключових департаментів від основної мети бізнесу.

По-четверте, слід визначитися, хто буде впроваджувати зміни. Я завжди рекомендую комбінувати команду зі співробітників компанії і зовнішніх фахівців, які “не замиленим оком” можуть побачити набагато більше тих, хто всередині бізнесу. Крім того, у зовнішній проектної команди вже є досвід впровадження аналогічних проектів. Ще плюс до такої комбінації. Як правило, працівники компанії завантажені щоденною операційної роботою і часто це є причиною зриву термінів проекту, у випадку, якщо немає зовнішнього менеджменту. А що головне в проекті? Дотримання термінів і залучення співробітників.

Основне завдання консультантів – подолати опір, навчити проектну команду замовника, надати необхідні методології і підтримувати позитивний настрій замовника на впровадження розроблених спільно проектних рішень

Як часто ви стикаєтеся з ситуацією, коли, замовляючи послуги консультантів, ви не отримуєте бажаного ефекту? На мій погляд, основна причина пов’язана саме з тим, що консалтинговий продукт, як правило, якісний і відповідає запиту клієнта, після завершення роботи консультантів нікому продовжувати і не завжди тому, що він став неактуальним, а тому, що у бізнесу просто недостатньо знань і досвіду для того, щоб довести процес впровадження до кінця. Крім того, консультаційне рішення було розроблено без участі самих співробітників, яким і належить його впроваджувати, а звідси і опір.

В такому випадку основне завдання консультантів – подолати опір, навчити проектну команду замовника, надати необхідні методології і підтримувати позитивний настрій замовника на впровадження розроблених спільно проектних рішень.Далі необхідно провести аудит існуючих бізнес-процесів в компанії і виявити ті місця, які створюють перешкоди для нормального функціонування і розвитку. Наприклад, повторювані операції, неефективні точки контролю, трудомісткі щодня повторювані операції, що не приносять додаткової економічної вигоди для компанії і так далі.

Ще один етап – це розробка проекту змін до компанії. Це спільна робота внутрішньої команди компанії і зовнішньої, яка запропонує найкращі працюють практики. На мій погляд, основне завдання на цьому етапі – це зміна мікроклімату в колективі. Розуміння співробітниками компанії причин необхідності змін втягне їх у роботу, покаже, як від вкладу кожного співробітника залежить загальний результат компанії. Етап створення стандартів роботи, а потім автоматизації процесів, описаних стандартами, скорочує операційний цикл компанії від 20% до 50% як мінімум. А що таке скорочення операційного циклу для бізнесу? Це: збільшення його пропускної спроможності, зростання обсягів і швидкості обслуговування, якість продукту, задоволеність співробітників результатами, за які вони відповідають і на які можуть впливати. А для засновника? Звичайно ж, можливість розширювати бізнес, переходити на новий рівень розвитку, нові ринки, нові продукти і зростання прибутковості на вкладений капітал.

Також я завжди рекомендую прописати кілька сценаріїв реалізації схеми майбутніх дій, передбачити всі можливі ризики і загрози. І чим ретельніше підготуватися, тим вище буде підсумковий показник ефективності реалізованого проекту змін.

І повірте, як тільки з’являться перші результати спільної роботи, далі йти буде набагато легше. Як сказав свого часу відомий французький письменник Франсуа Рабле: “Справа не в тому, щоб швидко бігати, а в тому, щоб вибігти раніше”. Тож, щоб бути готовими до нової реальності, зміни в бізнесі краще проводити, не чекаючи перших ознак проблем.

Більше новин та актуальних матеріалів у нашому каналі в Telegram